Diverses raisons peuvent amener une copropriété à changer de syndic. Ce renouvellement se fait généralement de manière systématique quand le contrat avec la société concernée arrive à son terme, mais il peut aussi s’opérer suite à un cas de démission ou de révocation. Par ailleurs, la loi Alur du 24 mars 2014 précise que les assemblées générales de copropriétaires sont tenues de respecter la règle sur l’obligation annuelle de mise en concurrence des syndics.
Cette législation a bien sûr été assouplie par la loi Macron du 6 août 2015 qui stipule que les copropriétés doivent se plier tous les trois ans à cette exigence sauf si le marché local ne permet pas de se prononcer sur plusieurs projets. Mais dans le cas où le remplacement est nécessaire comme l’indique la loi pour la croissance, l’activité et l’égalité des chances économiques, quelles sont les démarches à suivre pour le réaliser correctement en 2019 ?
L’étape de la mise en concurrence
Une fois qu’une copropriété a pris la décision de changer de syndic, elle est amenée à respecter la règle de la mise en concurrence pour pouvoir trouver la nouvelle société qui sera en mesure de satisfaire ses besoins. Pour ce faire, le conseil syndical devra réaliser un appel d’offres. Après avoir reçu les propositions des syndics qui ont répondu à ce dernier, il compare les différents projets de copropriété en tenant compte des prestations de chaque professionnel. Durant cette étape, il devra aussi évaluer le savoir-faire des spécialistes et analyser les contrats suggérés. L’objectif étant alors d’identifier les syndics dont l’offre correspond au mieux aux caractéristiques et aux attentes de la copropriété.
Il va sans dire que les tâches, lors de la mise en concurrence, seront complexes et chronophages. Cependant, le conseil peut aussi choisir de se faire assister par conseiller ou un courtier en syndic afin de réaliser le travail convenablement et dans les meilleurs délais. Cet expert peut s’occuper de toutes les démarches à suivre : de l’élaboration du cahier des charges relatif à l’appel d’offres à la réalisation du rapport d’analyse en passant par l’identification des profils des cabinets les plus intéressants. Le courtier dispose du savoir-faire indispensable pour pouvoir effectuer une étude et une comparaison approfondies.
Tous les paramètres (zone géographique, taille, services dédiés, expérience des gestionnaires, extranet, ancienneté du cabinet, horaires d’ouverture, expérience des collaborateurs et autres) seront en effet pris en compte dans l’évaluation des syndics. Il convient aussi de noter que le conseil peut profiter de l’assistance du courtier pour mettre en concurrence les offres des fournisseurs d’énergie, et ainsi trouver une solution qui permet à la copropriété de faire des économies sur sa facture énergétique.
La convocation de l’assemblée générale et le vote
Grâce à la mise en concurrence, le conseil syndical pourra sélectionner le syndic qui répond le mieux aux besoins de la copropriété. Le moment viendra alors de soumettre ce choix au vote de l’assemblée générale. Pour ce faire, un courrier recommandé avec accusé de réception, portant sur la nomination du nouveau partenaire, sera envoyé au syndic actuel. Le contrat du syndic choisi (qui sera annexé au courrier) devra en effet être ajouté à l’ordre du jour de la prochaine réunion.
Le cabinet sortant convoque alors l’assemblée générale, pour une session ordinaire ou spéciale, afin que le vote soit réalisé. Pour que la nouvelle société ou le nouveau projet soit élu, elle ou il doit avoir retenu la majorité absolue des voix. Si le nouveau syndic est désigné, l’ancien est tenu de lui transmettre tous les documents (archives et comptes) concernant la copropriété. Cette passation inclut la transmission de la totalité des fonds immédiatement disponibles.
